Das Produkt
Vom wiederkehrenden Ablauf zum nachvollziehbar abgeschlossenen Vorgang.
ProzessBoard trennt den organisatorischen Standard vom konkreten Fall. So lässt sich ein bewährter Ablauf wiederverwenden, ohne die Besonderheiten des einzelnen Vorgangs aus dem Blick zu verlieren.
Eine Vorlage. Viele Vorgänge.
Die Ablaufvorlage beschreibt den Standard. Der Vorgang bildet den konkreten Fall ab.
Eine Vorlage legt die vorgesehenen Schritte, Zuständigkeiten und zeitlichen Bezüge fest. Sie wird nicht für jeden Fall neu geschrieben, sondern bildet die Grundlage für neue Vorgänge.
- AblaufvorlageNeue Person einarbeiten
Der wiederverwendbare organisatorische Standard.
- Konkreter AnlassAnna Becker beginnt am 1. September
Der reale Fall startet den Vorgang.
- VorgangOnboarding Anna Becker
Aufgaben, Rollen, Fristen und Status gehören zusammen.
- AbschlussVollständig bearbeitet
Der Verlauf bleibt später nachvollziehbar.
Sechs Schritte
Der Ablauf gibt Orientierung. Die Beteiligten bearbeiten den konkreten Vorgang.
- 01
Ablauf vorbereiten
Schritte, Zuständigkeiten, Fristen und benötigte Angaben als Vorlage festlegen.
- 02
Vorgang starten
Für den konkreten Fall einen Vorgang aus der passenden Vorlage erzeugen.
- 03
Aufgaben übernehmen
Die persönliche Übersicht zeigt, welche offenen To-dos Aufmerksamkeit benötigen.
- 04
Fortschritt erkennen
Status, Reihenfolge und noch ausstehende Schritte im Vorgang gemeinsam betrachten.
- 05
Zusammenarbeiten
Relevante Angaben, Rückmeldungen und Bearbeitungsschritte beim Vorgang halten.
- 06
Nachvollziehbar abschließen
Den vollständig bearbeiteten Vorgang abschließen und seinen Verlauf erhalten.
Der Vorgang als gemeinsamer Kontext
Nicht nur sehen, was offen ist – sondern wo die Aufgabe im Ablauf steht.
Eine persönliche Aufgabenübersicht zeigt offene To-dos. Im dazugehörigen Vorgang sehen berechtigte Beteiligte außerdem Prozess, Reihenfolge, Verantwortung, Frist, Bearbeitungsstand und Verlauf.
Rollen und Verantwortung
Zuständigkeiten bleiben verständlich, auch wenn Personen wechseln.
In vielen Organisationen liegt Verantwortung bei einer Funktion oder Rolle. Ablaufvorlagen können deshalb die fachlich verantwortliche Rolle benennen; berechtigte Personen übernehmen anschließend die konkrete Bearbeitung.
- Ablauf
beschreibt die vorgesehenen Schritte
- Rolle
trägt die fachliche Verantwortung
- Berechtigte Personen
bearbeiten die konkrete Aufgabe
Die organisatorische Verantwortung bleibt sichtbar – unabhängig davon, wer eine Aufgabe gerade übernimmt.
Standards entwickeln sich weiter
Neue Erfahrungen dürfen den Ablauf verbessern.
Arbeitsweisen, Zuständigkeiten und Anforderungen verändern sich. Deshalb lassen sich Ablaufvorlagen kontrolliert weiterentwickeln.
Bereits gestartete Vorgänge behalten ihren verständlichen Bearbeitungsstand, während neue Vorgänge nach dem weiterentwickelten Standard beginnen können.
Bestehende Werkzeuge ergänzen
ProzessBoard konzentriert sich auf den verbindenden Ablauf.
E-Mail, Chat, Dateiablage oder Fachsysteme behalten ihre jeweilige Aufgabe. ProzessBoard schafft den gemeinsamen Vorgangskontext, wenn Arbeitsschritte über mehrere Beteiligte und Werkzeuge verteilt sind.
Das Grundprinzip an einem eigenen Ablauf prüfen.
Ein wiederkehrender Vorgang aus deiner Organisation reicht für ein erstes Gespräch.