ProzessBoard

Einsatzbereiche

Für wiederkehrende Abläufe, an denen mehrere Menschen verlässlich zusammenarbeiten.

Der fachliche Inhalt kann sehr unterschiedlich sein. ProzessBoard passt besonders dann, wenn ein wiederkehrender Fall nach einer verständlichen Reihenfolge mit klaren Zuständigkeiten bearbeitet werden soll.

Einsatzbereich besprechen

Beispiel 01

Neue Personen aufnehmen und einarbeiten.

Ob Beschäftigte, Mitglieder oder ehrenamtlich Mitwirkende: Wiederkehrende Aufnahmeprozesse verbinden häufig mehrere Verantwortungsbereiche.

  1. Benötigte Angaben und Unterlagen einholen
  2. Prüfung und Freigabe organisieren
  3. Zugänge und Ausstattung vorbereiten
  4. Einweisung und Übergabe dokumentieren

Beispiel 02

Freigaben und Entscheidungen nachvollziehbar koordinieren.

Anträge oder interne Entscheidungen benötigen oft Prüfung, Rückfragen und eine abschließende Freigabe.

  1. Anlass und erforderliche Angaben erfassen
  2. Fachliche Prüfung zuordnen
  3. Rückfragen im Vorgang zusammenhalten
  4. Entscheidung und Abschluss nachvollziehen

Beispiel 03

Wiederkehrende Prüfungen und Kontrollen organisieren.

Regelmäßige Kontrollen werden zuverlässiger, wenn klar ist, wann sie anstehen, wer sie durchführt und wie mit Auffälligkeiten umgegangen wird.

  1. Prüfanlass und Turnus festlegen
  2. Aufgabe einer verantwortlichen Rolle zuordnen
  3. Ergebnis und mögliche Folgeschritte erfassen
  4. Vorgang vollständig abschließen

Beispiel 04

Veranstaltungen und wiederkehrende Vorhaben vorbereiten.

Ähnliche Termine erfordern häufig dieselben Abstimmungen, auch wenn Beteiligte und Rahmenbedingungen wechseln.

  1. Termin und Zuständigkeiten klären
  2. Vorbereitungsschritte mit Fristen einplanen
  3. Freigaben und Übergaben koordinieren
  4. Nachbereitung strukturiert abschließen

Beispiel 05

Interne Meldungen bis zur Klärung begleiten.

Eine Meldung wird zum nachvollziehbaren Vorgang, wenn Prüfung, Bearbeitung und Abschluss nicht auf getrennte Nachrichten verteilt bleiben.

  1. Meldung und notwendigen Kontext erfassen
  2. Zuständige Rolle bestimmen
  3. Prüfung und Maßnahmen bearbeiten
  4. Ergebnis nachvollziehbar festhalten

Passt ProzessBoard zu unserem Ablauf?

Besonders passend sind Abläufe mit mehreren dieser Merkmale.

  • Der Ablauf kommt regelmäßig oder in ähnlicher Form wieder.
  • Mehrere Personen oder fachliche Rollen sind beteiligt.
  • Aufgaben bauen in einer verständlichen Reihenfolge aufeinander auf.
  • Fristen, Übergaben oder Rückfragen müssen zuverlässig sichtbar bleiben.
  • Der Bearbeitungsstand soll ohne wiederholte Einzelabstimmung erkennbar sein.
  • Der abgeschlossene Vorgang soll später nachvollziehbar bleiben.

Einen eigenen Einsatzbereich prüfen.

Beschreibe einen wiederkehrenden Ablauf – auch wenn er heute noch nicht vollständig formalisiert ist.

Unverbindlich anfragen