ProzessBoard

Schlankes Prozessboard für ehrenamtliche Strukturen

Klare Abläufe für starke Ehrenamtsarbeit.

ProzessBoard macht wiederkehrende Vorgänge sichtbar: mit Rollen, Aufgaben, Fristen, Verantwortungsübernahme und automatischen Folgeschritten.

Interesse bekunden Mehr erfahren

Aktuell als früher Prototyp in Entwicklung.

Problem

Wenn Abläufe nur im Kopf einzelner Personen liegen, wird Zusammenarbeit unnötig schwer.

In ehrenamtlichen Strukturen laufen viele Vorgänge über Chat, E-Mail, Zuruf oder einzelne Personen. Das funktioniert oft lange erstaunlich gut – bis Zuständigkeiten unklar werden, Informationen fehlen oder niemand mehr genau weiß, wo ein Vorgang gerade hängt.

Typische Folgen

  • Zuständigkeiten sind unklar
  • Aufgaben bleiben bei Rollen hängen, ohne dass jemand sie übernimmt
  • Informationen gehen in Chats oder E-Mails verloren
  • Leitungskräfte müssen aktiv nachfragen
  • Wiederkehrende Abläufe werden jedes Mal neu erklärt

Lösung

Wiederkehrende Vorgänge werden zu klaren Schritten.

ProzessBoard verwandelt wiederkehrende Abläufe in klare Schritt-für-Schritt-Prozesse. Aus einer Vorlage entsteht ein konkreter Vorgang. Aufgaben werden an Rollen oder Personen gegeben. Eine Person übernimmt die Verantwortung. Nach Erledigung entsteht automatisch der nächste Schritt. Die Leitung sieht jederzeit, wo ein Vorgang steht.

  1. Vorgang starten
  2. Rolle wird informiert
  3. Person übernimmt
  4. Aufgabe erledigen
  5. Nächster Schritt entsteht
  6. Abschluss dokumentieren

Funktionen

Konzentriert auf das, was Abläufe verlässlich macht.

Prozessvorlagen

Wiederkehrende Abläufe einmal definieren und immer wieder nutzen.

Rollenbasierte Aufgaben

Aufgaben können an Funktionen wie Fahrzeugteam, Materialverwaltung, Leitung oder Kleiderkammer gehen.

Verantwortungsübernahme

Eine Person aus der Rolle übernimmt die Aufgabe konkret.

Automatische Folgeschritte

Nach Erledigung wird der nächste Schritt automatisch erzeugt.

Dashboard

Offene, eigene, rollenbezogene und überfällige Aufgaben auf einen Blick.

Rückgabe und Klärung

Aufgaben können zurückgegeben werden, wenn vorherige Informationen fehlen.

Verlauf und Kommentare

Entscheidungen und Hinweise bleiben nachvollziehbar.

Fristen und Eskalation

Überfällige Vorgänge werden sichtbar.

Beispiele

Geeignet für viele interne Standardabläufe.

Schaden an Fahrzeug oder Material

  1. Meldung erfassen
  2. Prüfung durch zuständige Rolle
  3. Reparatur oder Beschaffung dokumentieren

Neues Mitglied aufnehmen

  1. Daten vervollständigen
  2. Freigabe prüfen
  3. Einführung und Unterlagen vorbereiten

Ausstattung oder PSA ausgeben

  1. Bedarf melden
  2. Bestand prüfen
  3. Ausgabe bestätigen

Beschaffung oder Ausgabe freigeben

  1. Antrag stellen
  2. Entscheidung treffen
  3. Abschluss vermerken

Für wen?

Für Teams, die Verantwortung verteilen – und trotzdem den Überblick behalten wollen.

Ehrenamtliche Leitungen Vereinsvorstände Hilfsorganisationen Bereitschaften, Ortsgruppen, Einsatz- oder Fachdienste Material-, Fahrzeug-, Ausbildungs- oder Verwaltungsverantwortliche

Einordnung

Ergänzung statt Ersatz

ProzessBoard soll bestehende Tools nicht verdrängen. Kommunikation kann weiter über E-Mail, Messenger oder Kollaborationstools laufen. Mitgliederverwaltung, Dienstplanung, Alarmierung oder Buchhaltung bleiben in den dafür vorgesehenen Systemen.

ProzessBoard fokussiert sich bewusst auf Prozessklarheit: Wer ist zuständig? Wer hat übernommen? Was passiert als Nächstes? Wo hängt es?

Interesse

Interesse an einem frühen Test?

Das Projekt befindet sich im Aufbau. Gesucht werden ehrenamtliche Strukturen, die wiederkehrende Abläufe klarer organisieren möchten und Feedback zu einem frühen Prototyp geben wollen.

Kontakt aufnehmen